Phát Triển Phần Cứng Với Một Đội Phân Tán (Distributed Team)
Nguồn: Mark McAllister, Iotforall.com, 2022
Mặc dù phổ biến trong ngành công nghiệp phần mềm trong nhiều năm, nhưng công việc từ xa không phổ biến trong phát triển phần cứng cho đến khi bắt đầu đại dịch, khiến cho việc phát triển phần cứng của nhóm phân tán là không cần thiết. Sản xuất các sản phẩm vật lý yêu cầu thử nghiệm, gỡ lỗi và thiết kế lặp đi lặp lại, thường dựa vào thiết bị chuyên dụng và đủ không gian. Những yếu tố này đã hạn chế sự phát triển của các cơ hội làm việc kết hợp và từ xa trong phần cứng, nơi các công ty có một nhóm phân tán.
Vậy, các công ty phần cứng đã quản lý như thế nào trong 2 năm qua? Những gì sau đây là tóm tắt các bài học chúng tôi đã học được và lời khuyên tốt nhất của chúng tôi về cách cung cấp các sản phẩm phần cứng chất lượng với các nhóm phân phối.
Phòng thí nghiệm và thiết bị tại nhà sẽ được yêu cầu
Với nhóm phát triển phần cứng từ xa, điều quan trọng là thiết lập mọi người để thành công bằng cách cung cấp cho họ các công cụ và thiết bị cần thiết. Rất may, có rất nhiều tùy chọn phù hợp về chi phí và kích thước có sẵn để tạo phòng thí nghiệm điện tử tại nhà, với các công cụ sử dụng máy tính như máy hiện sóng USB và máy phân tích logic.
Mọi người phải có quyền sở hữu vận chuyển và mua hàng
Việc mua hàng và vận chuyển rất phức tạp và có thể dễ dàng bị bỏ qua; với một nhóm phân tán, bạn đột nhiên có hàng tá địa điểm vận chuyển và nhận hàng cần quản lý. Để tránh sự chậm trễ không cần thiết của dự án khi mua hàng, hãy xem lại quy trình phê duyệt của bạn và trao quyền cho nhóm của bạn thực hiện việc mua hàng của riêng họ bất cứ khi nào có thể. Đối với các giao dịch mua lớn hơn thực sự cần giám sát, hãy đảm bảo rằng các quy trình được thiết lập để phê duyệt trong ít nhất 1 ngày làm việc, nhưng lý tưởng nhất là 2 giờ hoặc ít hơn.
Các hoạt động tiếp nhận bộ phận cần được xem xét cẩn thận do có hàng chục địa điểm nhận bộ phận có thể có cho nhóm. Tất cả những chuyển động này có thể dễ dàng dẫn đến các bộ phận bị mất, kém hiệu quả và tác động tiêu cực đến các dự án. Để làm việc thành công, mọi người phải trở thành người quản lý trọn gói cho văn phòng của chính mình; họ phải liên tục cung cấp khả năng hiển thị cho nhóm rộng hơn.
Điều này có thể được thực hiện thông qua những điều sau:
– Chia sẻ chi tiết theo dõi gói trong các kênh Slack của dự án
– Tạo và duy trì nhật ký theo dõi vị trí cho vật liệu trong mỗi dự án
– Suy nghĩ kỹ về nơi cần đặt phần cứng khi lập kế hoạch kiểm tra trong phòng thí nghiệm hoặc chuyển đổi giữa các vị trí làm việc
Việc cài đặt một dropbox gói hàng được kết nối internet có thể cho phép các công ty nhận các giao hàng trong phòng thí nghiệm lớn một cách an toàn. Đây đóng vai trò là địa điểm giao hàng mặc định và rất quan trọng đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc nhạy cảm mà chúng tôi không thể có nguy cơ bị bỏ lại trước hiên nhà của ai đó. Bây giờ văn phòng của chúng tôi đã mở cửa trở lại, điều này ít cần thiết hơn, nhưng đối với nhóm làm việc từ xa 100%, điều này có thể hữu ích khi cài đặt bên ngoài nhà của ai đó.
Cuối cùng, toàn đội cần có quyền sở hữu để hiểu các nhiệm vụ và thời hạn của họ và đảm bảo họ có các công cụ, thiết bị và phần cứng dự án ở bất kỳ đâu và khi nào họ cần.
Hãy thận trọng trong việc tạo ra sự liên kết và trách nhiệm giải trình
Mọi người ở trong cùng một tòa nhà không đảm bảo sự phù hợp về các mục tiêu của dự án, nhưng nó giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn. Trong một môi trường xa xôi hoặc hỗn hợp, có một xu hướng cố hữu về sự hiểu lầm và khác biệt và thiếu sự đắm chìm trong ý tưởng.
Các đội phải chủ động trong việc lập kế hoạch và giao tiếp. Các dự án nên bắt đầu bằng một cuộc họp để đảm bảo nhóm có tầm nhìn chung về các mục tiêu dự án, kế hoạch và định nghĩa thành công. Tốt nhất, các trưởng dự án nên có một cuộc họp 1: 1 với từng thành viên trong nhóm để thảo luận chi tiết hơn về các nhiệm vụ, kỳ vọng và trách nhiệm của họ.
Cách tiếp cận này trao quyền cho các thành viên trong nhóm sở hữu những đóng góp của họ và đảm bảo các kênh giao tiếp được mở để cho phép sắp xếp lại nhóm khi các dự án phải điều chỉnh với các thay đổi của khách hàng, công nghệ hoặc rủi ro.
MistyWest sử dụng các kênh sau để liên lạc với nhóm của chúng tôi:
– Tách tin nhắn trực tiếp và cuộc trò chuyện nhóm cho các cuộc trò chuyện 1: 1 hoặc nhóm nhỏ.
– Google Meet cho các phiên cộng tác và các cuộc họp dự án.
– Email để liên lạc chính thức hơn khi cần truy xuất nguồn gốc, đặc biệt là để liên lạc bên ngoài với khách hàng
– Jira để theo dõi dự án và tiến độ về các nhiệm vụ, đặc điểm kỹ thuật của dự án và tài liệu liên quan
– Asana để theo dõi các nhiệm vụ dựa trên dự án với các đồng nghiệp hoạt động (ví dụ: các khoản phải thu)
Duy trì giao tiếp và khả năng hiển thị thường xuyên
Ngay cả khi lập kế hoạch và giao tiếp tốt nhất trên thế giới, trong môi trường nhóm phân tán, khả năng hiển thị về các nhiệm vụ và tiến độ có nhiều rủi ro hơn. Để giải quyết vấn đề này, không gian làm việc và quy trình làm việc nên được thiết kế để tạo tài liệu theo mặc định thay vì suy nghĩ sau.
Hình ảnh, video và sơ đồ có thể thu hẹp khoảng cách trong việc hiểu nhanh hơn nhiều so với chuỗi email dài dòng hoặc cuộc trò chuyện chậm chạp.
Tối ưu hóa phương pháp cộng tác và động não của bạn
Không gì có thể thay thế động não trực tiếp, nhưng qua các đợt khóa máy, chúng tôi đã thấy một số công cụ phần mềm mới xuất hiện để hỗ trợ quá trình hợp tác và động não từ xa.
Có bất kỳ công cụ nào bạn có thể sử dụng với nhóm của mình, nhưng điều thường quan trọng hơn là cách bạn sử dụng chúng. Các công cụ và tính năng mới rất tuyệt vời nhưng mục tiêu ở đây là hạn chế rào cản gia nhập – những người tham gia nên dành nhiều thời gian hơn cho sự cộng tác sáng tạo và ít thời gian hơn cho nút nào làm cái gì.
Để tận dụng tối đa các phiên này, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm biết trước kiến thức cơ bản về các công cụ, cố gắng tránh vẽ vì nó chậm và không chính xác, đồng thời dựa vào các mẫu để cắt giảm thời gian dành cho việc vẽ và thao tác các hình dạng khi cố gắng nắm bắt các khái niệm.
Hãy nhớ rằng các cuộc họp ảo gây ra nhiều mệt mỏi hơn, vì vậy mục tiêu của chúng ta ở đây là chuẩn bị kỹ lưỡng, tiết kiệm thời gian và cố gắng duy trì các hoạt động hấp dẫn. Nghỉ giải lao thường xuyên trong các phiên hợp tác dài là điều nên làm.
Cố gắng kết hợp các phiên thiết kế và lập trình theo cặp vào kế hoạch dự án của bạn, nơi các thành viên trong nhóm sử dụng hangout ảo để cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ. Điều này thường có thể đạt được với chỉ âm thanh, giúp tạo ra sự liên kết, thấu hiểu và nhiệt tình mà không phải tải nặng các cuộc gọi điện video nhiều người tham gia kéo dài.
Chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi từ phát triển sang thử nghiệm
Trong nhiều dự án phần cứng, thử nghiệm tại nhà có thể chỉ phù hợp với thử nghiệm giai đoạn đầu. Nếu sản phẩm hoặc thiết bị thử nghiệm quá lớn hoặc chỉ có thể hoàn thành các thử nghiệm bằng thiết bị phòng thí nghiệm chuyên dụng cao, thì bạn sẽ cần phải có người trong phòng thí nghiệm.
Điểm chuyển tiếp bắt buộc giữa công việc từ xa và trong phòng thí nghiệm cần phải được lên kế hoạch tốt để đảm bảo một dự án không bị kém hiệu quả hoặc chậm trễ.
Xác định các giai đoạn này trong kế hoạch dự án của bạn và đảm bảo các thành viên trong nhóm được chuẩn bị trước để họ có thể lên kế hoạch cho lịch trình của mình. Xác định bất kỳ công việc liên ngành nào để các thành viên trong nhóm có thể lên kế hoạch ở trong phòng thí nghiệm cùng nhau.
Kết luận: Phát triển phần cứng nhóm phân tán
Quá trình phát triển cho nhiều sản phẩm phần cứng có thể được hoàn thành thành công và hiệu quả với các nhóm phân tán từ xa. Đối với những sản phẩm cần không gian phòng thí nghiệm chuyên dụng, điều này chỉ được yêu cầu trong một số giai đoạn phát triển nhất định.
Sự phát triển gần đây của các phương thức làm việc từ xa và kết hợp trong ngành phát triển phần cứng mở ra nhiều cơ hội thú vị cho các công ty phần cứng cũng như các kỹ sư. Cần có kế hoạch có chủ đích, mức độ sở hữu cá nhân cao và sự sáng tạo để thiết lập một dự án thành công. Từ kinh nghiệm của chúng tôi, kết quả xứng đáng hơn những nỗ lực.
hay quá