Theo Dõi Tài Sản: Những Điều Bạn Cần Biết Cho Doanh Nghiệp Của Mình

Theo Dõi Tài Sản: Những Điều Bạn Cần Biết Cho Doanh Nghiệp Của Mình

Nguồn: Simon IoT, Iotforall.com, 2022

Tài sản là từ dùng để chỉ nhà cửa, ô tô và các khoản mua sắm lớn khác, nhưng còn nhiều tài sản hơn nữa đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể có đội tàu để quản lý, các tài sản có giá trị cao như kính hiển vi và thiết bị chẩn đoán, xe nâng tự hành hoặc thiết bị xây dựng, tất cả đều được coi là tài sản để quản lý. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp hiện đại bây giờ cũng có các thiết bị kỹ thuật số là tài sản. Máy tính, máy tính xách tay, điện thoại di động của công ty hoặc bất kỳ thứ gì được hỗ trợ bằng thẻ SIM được coi là một phần của Internet vạn vật (IoT) và là tất cả tài sản mà doanh nghiệp cần theo dõi và quản lý đúng cách. Do sự phát triển của tài sản kỹ thuật số, việc theo dõi tài sản ngày càng trở nên quan trọng đối với nhiều công ty. Hãy thảo luận về việc theo dõi nội dung, tại sao nó lại quan trọng và các chiến lược để theo dõi nội dung.

Theo dõi tài sản là gì?

Theo dõi tài sản là khi một công ty theo dõi vị trí của tài sản vật chất của mình. Theo dõi tài sản có thể là một phần của chiến lược quản lý tài sản tổng thể hoặc nó có thể là khía cạnh chính của việc tự quản lý tài sản. Đối với hầu hết các công ty, theo dõi tài sản là một cách quan trọng để giúp tránh trộm cắp, quản lý thất thoát và giữ cho hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Có thể thực hiện nhiều hình thức theo dõi nội dung biểu mẫu, nhưng nói chung, đó là bất kỳ cách nào tổ chức của bạn theo dõi xem ai có tài sản vật chất nào và vị trí của từng tài sản đó. Ví dụ: một công ty có lực lượng lao động từ xa có thể sẽ theo dõi xem nhân viên nào kiểm tra máy tính xách tay. Các nhà quản lý, nhóm CNTT hoặc bộ phận nhân sự có thể sẽ có hồ sơ về từng tài sản và ai có từng tài sản đó.

Theo dõi tài sản cũng có liên quan trong môi trường văn phòng vật lý. Các tổ chức có hồ sơ về vị trí của mọi tài sản, chẳng hạn như máy tính, ô tô, điện thoại di động, xe nâng và tất cả các tài sản có giá trị cao khác sẽ tốt hơn. Theo dõi tài sản thậm chí còn trở nên quan trọng hơn đối với tài sản có giá trị hoặc tài sản quan trọng đối với hoạt động. Ví dụ, theo dõi một chiếc xe nâng của công ty sẽ rất quan trọng vì nó là một tài sản rất có giá trị cần được theo dõi chặt chẽ hơn nhiều so với các vật tư văn phòng tiêu chuẩn như kim bấm. Các tài sản có tầm quan trọng cao đối với hoạt động cũng cần được theo dõi chặt chẽ vì một sai sót đơn giản có thể gây ảnh hưởng lớn đến năng suất của công ty.

Lợi ích của việc theo dõi tài sản

Theo dõi tài sản giúp doanh nghiệp của bạn theo dõi tất cả tài sản vật chất của mình đang ở đâu và lợi ích của việc này có thể là vô cùng lớn. Hãy xem xét một số lợi ích sau:

Giảm mất cắp và thất thoát: Các công ty sẽ biết nơi có nhiều tài sản và bộ phận chuyển động. Điều quan trọng là phải theo dõi mọi thứ ở đâu để nội dung không vượt qua các vết nứt của hoạt động. Ngoài ra, việc biết tài sản vật chất ở đâu có thể làm giảm hành vi trộm cắp, và trong trường hợp hành vi trộm cắp xảy ra, các công ty có thể xác định chính xác những gì bị mất.

Giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên hành chính: Các nhân viên hành chính phải theo dõi rất nhiều việc, và việc ghi chép tài sản rõ ràng sẽ đơn giản hóa khối lượng công việc của họ và giúp họ duy trì hoạt động của công ty.

Cải thiện không gian làm việc: Nếu bạn biết những gì bạn có, bạn có thể xác định những gì có thể được loại bỏ, thay thế hoặc cải thiện để làm cho không gian làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể cải thiện không gian làm việc và mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ.

Đi đầu trong ngành: Công nghệ luôn thay đổi, và những công ty có thể bắt kịp những thay đổi là những công ty luôn đi đầu và tiếp tục dẫn đầu trong ngành của họ. Khi được kết hợp với giải pháp quản lý nội dung, theo dõi nội dung có thể giúp bạn dẫn đầu trong ngành vì bạn sẽ biết những nội dung nào đang đứng sau sự phát triển và có thể nhanh chóng chuyển đổi công nghệ sẽ thông báo trạng thái như độ nghiêng, sốc, nhiệt độ, v.v.

Đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ: Trong một số ngành, việc lưu trữ hồ sơ là bắt buộc và có thể là một quá trình dài để cố gắng thực hiện tất cả cùng một lúc. Theo dõi tài sản có thể đơn giản hóa quy trình vì công ty của bạn sẽ luôn lưu giữ hồ sơ về tài sản của mình.

Làm cho mùa khai thuế dễ dàng hơn: Mùa khai thuế có thể là một quá trình phức tạp đối với nhiều công ty, nhưng việc theo dõi tài sản có thể giúp việc này dễ dàng hơn một chút. Với một hệ thống theo dõi tài sản tốt được cung cấp, bạn sẽ biết tài sản của mình là gì và sự cố cho từng bộ phận là gì.

Hoạt động trơn tru, đặc biệt với lực lượng làm việc từ xa: Chuyển đổi tài sản, chuyển đổi sang phong cách làm việc mới, v.v. có thể có khả năng làm chậm hoạt động và dẫn đến những khoảng trống khó xử. Nhưng theo dõi nội dung có thể giúp hoạt động trơn tru bằng cách giúp dễ dàng chuyển đổi, chuyển tiếp và điều chỉnh. Điều này đặc biệt đúng với lực lượng làm việc từ xa, vì theo dõi sẽ cho phép nhóm quản trị dễ dàng biết ai có cái gì và thực hiện điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết.

Chiến lược theo dõi tài sản

Cũng giống như việc theo dõi tài sản có thể có nhiều dạng, có nhiều chiến lược mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng:

# 1: Giấy và bút

Theo dõi tài sản bằng giấy và bút là phương pháp truyền thống nhất và hiện là một trong những phương pháp ít phổ biến nhất. Ban đầu đây là cách duy nhất để theo dõi tài sản của bạn, nhưng bây giờ có nhiều chiến lược khác. Mặc dù đây là một phương pháp truyền thống đã làm việc cho nhiều công ty trong nhiều năm, nhưng chiến lược này không phải là phương pháp mạnh nhất để sử dụng trong thời đại kỹ thuật số.

Hạn chế chính của hệ thống theo dõi giấy và bút là không thể tìm kiếm được. Để tìm nội dung ở đâu, nhân viên sẽ phải tìm kiếm trong tất cả các hồ sơ cho đến khi họ tìm thấy nội dung phù hợp — thay vì nhập nhanh cụm từ tìm kiếm. Hồ sơ giấy bút cũng khó cập nhật và điều chỉnh hơn. Việc cập nhật hồ sơ giấy tờ cũng làm mất thời gian quý báu của nhân viên. Vì vậy, theo dõi tài sản bằng bút và giấy chỉ thực sự hoạt động tốt đối với các công ty có ít tài sản vật chất để quản lý. Một văn phòng kinh doanh nhỏ có thể sử dụng bút và giấy để quản lý tốt. Nhưng đối với các tổ chức lớn hơn, phương pháp này có thể là dĩ vãng.

# 2: Bảng tính

Có rất nhiều chương trình phần mềm và ứng dụng giúp việc sử dụng bảng tính dễ dàng hơn bao giờ hết và có thể cung cấp nhiều cách khác nhau để sử dụng bảng tính. Bảng tính có ưu điểm là có thể tìm kiếm được và dễ dàng cập nhật và thay đổi. Ngoài ra, nếu bạn chọn một bảng tính dựa trên web, nó có thể được truy cập, cập nhật và điều chỉnh từ bất kỳ đâu có kết nối internet — không chỉ máy tính văn phòng nơi nó được lưu.

Nhưng bảng tính cần được quản lý cẩn thận để có hiệu quả đầy đủ. Nếu có quá nhiều người có quyền truy cập chỉnh sửa vào bảng tính, rất có thể xảy ra lỗi trong trang tính. Một số công ty để nhân viên tự điều chỉnh tài sản, điều này có thể dẫn đến việc ghi sai cột hoặc thiếu tài sản. Vì vậy, để sử dụng bảng tính một cách hiệu quả, các công ty nên có một hệ thống rõ ràng về những người có quyền truy cập để chỉnh sửa và ai chịu trách nhiệm quản lý các mục nhập của bảng tính. Với sự quản lý thích hợp, bảng tính có thể là một công cụ hữu hiệu.

# 3: GPS

Ngoài các công cụ để quản lý tài sản, các công ty cũng cần thực sự có khả năng theo dõi tài sản và biết chúng đang ở đâu. Hệ thống định vị toàn cầu (GPS) có thể là một cách để làm điều đó. GPS có thể được sử dụng để theo dõi tài sản — đặc biệt là tài sản có giá trị và quan trọng — trong thời gian thực. Theo dõi GPS bắt đầu với việc quản lý đội tàu, nhưng nó cũng có thể được sử dụng với nhiều ngành công nghiệp khác. Với công nghệ GPS trong tài sản công nghệ kỹ thuật số, bạn có thể biết vị trí của từng tài sản tại mọi thời điểm. GPS có thể rất hữu ích để giảm nguy cơ mất mát và trộm cắp vì bạn sẽ có theo dõi thời gian thực và dữ liệu cho từng tài sản công nghệ có giá trị.

Một nhược điểm của GPS là nó đòi hỏi một lượng lớn năng lượng để theo dõi mọi thứ. Ngoài ra, các tài sản phải có khả năng theo dõi GPS. May mắn thay, hầu hết các tài sản có giá trị cao đều có thể sử dụng công nghệ GPS. Nếu bạn đang tìm cách theo dõi một đội xe, GPS có thể là một trong những phương pháp có giá trị nhất vì mọi thứ sẽ có cách kết nối với GPS. Nhìn chung, GPS có thể là một cách hiệu quả để theo dõi các tài sản có giá trị và theo dõi mọi thứ.

# 4: Giao tiếp trường gần (NFC)

Giao tiếp trường gần (NFC) là một cách hiệu quả để theo dõi nội dung trong phạm vi ngắn. Một lợi thế của NFC là bạn không cần bất kỳ công nghệ quét nào để làm cho nó hoạt động. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh để theo dõi tài sản. Ngoài ra, công nghệ NFC không mất thời gian để xử lý hoặc tải, vì vậy về cơ bản bạn có thể có quyền truy cập tức thì vào thông tin vị trí. Nhưng NFC chỉ dành cho các nội dung lân cận. Với điện thoại thông minh, bạn có thể chỉ có một vài inch. Vì vậy, công nghệ NFC sẽ không hoạt động để theo dõi một nhóm hoặc máy tính xách tay từ xa, nhưng nó có thể là một công cụ mạnh mẽ trong không gian văn phòng.

# 5: RFID

Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) sử dụng sóng vô tuyến để theo dõi thông tin sản phẩm. Dữ liệu từ sản phẩm hoặc nội dung sẽ đi qua thiết bị quét RFID và sau đó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nơi bạn có thể xem tất cả thông tin về nội dung. RFID cũng được biết đến với khả năng bảo mật, vì vậy bạn không phải lo lắng về dữ liệu mình đang lưu trữ.

Điểm mấu chốt

Nhìn chung, theo dõi tài sản đang theo dõi mọi tài sản vật chất mà công ty của bạn có. Theo dõi tài sản có thể giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và quản lý những tài sản nào họ có một cách hiệu quả. Có nhiều cách để theo dõi tài sản, nhưng cuối cùng, chiến lược tốt nhất là những chiến lược phù hợp với công ty của bạn và hầu hết các công ty đều có lợi khi sử dụng nhiều chiến lược cùng nhau.

Total
0
Shares
Trả lời

Đối với lần đầu bình luận bạn sẽ cần đợi được duyệt bình luận trước khi hiển thị.
Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.